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Comment est traité le dossier AquiMob ?

Vous avez déposé votre dossier AquiMob en ligne et l’avez renvoyé à votre établissement. Voici les étapes qui l’attendent, comment vous serez informé de son traitement et, en cas d’obtention d’une aide, les dernières démarches que vous aurez à effectuer.

L’instruction

L’ établissement :

instruit votre dossier.
valide votre dossier s’il est complet pour examen en commissions d’attribution des différentes aides.
envoie par e-mail des notifications automatiques au cours du traitement de votre dossier :
- de validation si le dossier est complet,
- ou de relance si le dossier est incomplet.

Les commissions d’attribution

Les commissions se déroulent les unes après les autres sur 6 semaines :

les commissions d’attribution examinent les dossiers validés et octroient les aides en fonction des critères d’éligibilité et des fonds disponibles. Rappel : Les données figurant dans le dossier validé, servent de base au calcul d’une aide, modifier ces données rend le dossier caduque et engendre un réajustement/remboursement.
à l’issue des périodes de commissions d’attribution des aides à la mobilité internationale, un email de notification d’attribution ou de non-attribution d’une aide est envoyé aux étudiants dont le dossier a été validé.

Obtention d’une aide en commission d’attribution :

vous recevez une notification d’attribution qui :
- vous informe du type d’aide octroyée
- vous informe de la procédure des paiements
- récapitule les coordonnées de la personne en charge de votre dossier au sein de l’établissement

Pas d’obtention d’aide en commission :

vous recevez une notification de non-attribution à l’issue de la session de commissions.

La procédure de versement des aides attribuées

Afin de percevoir l’aide accordée dans les meilleurs délais : vous devez respecter les instructions apparaissant dans la notification d’attribution.
Vous devez envoyer les attestations d’arrivée et/ou de retour (ou tout autre document demandé) signée(s) par la structure d’accueil au service relations internationales de votre établissement d’origine.
Votre établissement enregistre votre / vos attestation(s).
Le processus de versement des aides varie en fonction de l’aide octroyée :

L’aide Aquitaine Cap Mobilité du Conseil Régional d’Aquitaine
Versée par la Communauté d’Universités et d’Établissements d’Aquitaine (CUEA). Le paiement s’effectue en deux versements : 80% à partir de la réception de l’attestation d’arrivée 20% à partir de la réception de l’attestation de retour.
Les paiements sont lancés une fois par mois : le dernier jour ouvré du mois et ils sont effectifs dans la première quinzaine du mois suivant. Attention, en décembre et août les paiements sont décalés en raison des fermetures administratives.

Si vous avez a obtenu l’aide du Conseil Régional d’Aquitaine, Aquitaine Cap Mobilité, il faut renvoyer les attestations d’arrivée et de retour à votre établissement ainsi que le document compte-rendu d’expérience au Conseil régional d’Aquitaine (adresse dans le document)

Pour les autres aides du dispositif
L’établissement d’origine s’occupe des versements. Le calendrier des paiements varie d’un établissement à l’autre : renseignez-vous auprès du service relations internationales.

Rappels

Aucun réajustement « à la hausse » ne pourra être effectué après la tenue des commissions d’attribution.

En cas d’obtention d’une aide via AquiMob, toute information(s) erronée(s) ou partiellement erronée(s) dans le dossier bénéficiaire, tout modification de projet de mobilité : non réalisation, interruption, abandon, changement de stage/études, pour lequel l’aide vous aura été accordée, un remboursement partiel ou total vous sera demandé.

La brochure d’information AquiMob récapitule le processus.